RFPRocío F. Peral
Última actualización: 4 de agosto de 2026
account_treeSOFTWARE DE GESTIÓN (ERP) PARA CENTROS DE FORMACIÓN

FormaFlow · Software de Gestión Integral para Centros de Formación

Un único sistema para gestionar alumnos, grupos, empresas clientes, tutores, documentación oficial y justificación ante FUNDAE y el SEPE. Se instala en tu propio servidor, se integra con tu campus Moodle y sustituye a la maraña de hojas de cálculo, carpetas compartidas y plantillas de Word que hoy sostienen tu centro.

FormaFlow es un software de gestión integral (ERP) para centros de formación, academias y entidades organizadoras de formación bonificada, desarrollado por Rocío F. Peral. Centraliza en una única aplicación web la gestión de alumnos, grupos formativos, acciones formativas, empresas clientes, tutores y comerciales; automatiza la generación de la documentación oficial del curso (diplomas, certificados de matrícula, hojas de asistencia, guías didácticas y carteles); controla los costes, la facturación y las comisiones de cada grupo; y produce los informes de justificación exigidos en las auditorías de FUNDAE y del SEPE. Se integra con campus virtuales Moodle mediante sus servicios web REST para matricular alumnos, enviar credenciales y recoger el seguimiento de conexión y calificaciones sin intervención manual. Está construido sobre Node.js, MySQL y React, y se instala en el servidor propio del centro, de modo que los datos académicos y personales del alumnado permanecen bajo el control exclusivo de la entidad, conforme al RGPD.

POSICIONAMIENTO DE PRODUCTO

«No es un CRM al que le han puesto cursos. Es un ERP escrito desde dentro de un centro de formación, por alguien que ha pasado catorce años dirigiendo uno.»

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El problema: tu centro funciona, pero funciona a base de esfuerzo

Pregunta a cualquier responsable de administración de un centro de formación dónde está la información de un grupo concreto y la respuesta será una lista: el listado de alumnos está en un Excel, los datos de la empresa en otro, los diplomas se hacen con una plantilla de Word que hay que rellenar a mano uno por uno, las horas de conexión se sacan del campus exportando un CSV, la factura la lleva la gestoría en su propio programa y el expediente de FUNDAE vive en una carpeta compartida que solo entiende quien la creó.

Nada de eso está mal hecho. Está disperso. Y la dispersión tiene un coste que casi nunca se contabiliza:

1. El mismo dato se teclea entre tres y cinco veces

El alumno se introduce en el Excel de matrícula, en el campus virtual, en la plantilla del diploma, en el listado de asistencia y en el fichero de FUNDAE. Cada repetición es una oportunidad de error tipográfico en un NIF o correo.

2. Nadie sabe con certeza el estado real de un grupo

¿Se han enviado ya los diplomas? ¿Está cerrado en FUNDAE? ¿Cuántos alumnos han superado el curso? Exige abrir cuatro sitios distintos y preguntar a dos personas.

3. La inspección se prepara a contrarreloj

Cuando llega el requerimiento, hay que reconstruir hacia atrás las evidencias: horas de conexión, tutorías, firmas y recibís. Reconstruir es siempre más caro y frágil que registrar.

4. El conocimiento es personal, no institucional

Si la persona que lleva la administración se va de vacaciones o cambia de trabajo, el centro se queda sin saber dónde está nada.

5. El control económico llega tarde

Se sabe si un grupo ha sido rentable meses después de cerrarlo, cuando ya no se puede corregir nada.

El problema de la mayoría de los centros de formación no es la falta de software, sino el exceso: cinco herramientas que no se hablan entre sí y una persona haciendo de puente entre todas ellas. FormaFlow sustituye ese puente humano por un único sistema donde el dato se introduce una sola vez y viaja solo hasta el diploma, la factura y el informe de inspección.

CONSOLIDACIÓN TOTAL

La solución: un único expediente vivo por grupo

FormaFlow se organiza alrededor de una idea sencilla: el grupo formativo es la unidad de trabajo real de un centro de formación, no el alumno suelto ni el curso del catálogo. Todo lo que ocurre —matrículas, sesiones, tutorías, documentos, costes, facturación, comisiones, envíos de correo, sincronización con el campus— cuelga de un mismo expediente y se puede consultar desde una sola ficha.

FICHA ÚNICA DEL GRUPO FORMATIVO (11 PESTAÑAS DENTRO DE LA MISMA PANTALLA)UN SOLO EXPEDIENTE VIVO
1. Datos generalesAcción formativa, modalidad, fechas, horas, centro impartidor, expediente FUNDAE al que pertenece.
RECORRIDO PASO A PASO

Cómo funciona: el recorrido completo de un grupo formativo

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SIMULADOR DE RECORRIDO DE UN GRUPO FORMATIVO
1. Creación del grupo desde el catálogoCATÁLOGO DE ACCIONES

El centro mantiene un catálogo de acciones formativas. Crear un grupo es elegir una acción y fijar fechas, horario y centro impartidor. Todos los datos académicos se heredan; no se reescriben.

Haz clic en cualquiera de los 6 pasos para ver cómo FormaFlow gestiona el recorrido completo de un grupo formativo.
ARQUITECTURA MODULAR

Módulos del Sistema FormaFlow

school1. Gestión académica

  • • Acciones formativas: Catálogo con código, denominación, familia, horas y modalidad.
  • • Grupos formativos: Fechas, horarios, tutores y empresas participantes.
  • • Alumnos: Ficha única con historial permanente sin duplicidades.
  • • Profesores y tutores: Control de horas imputadas y acceso restringido.
  • • Expedientes: Agrupación por convocatorias oficiales.

fact_check2. Formación bonificada & FUNDAE

  • • Informe FUNDAE con costes: PDF corporativo listo para inspección.
  • • Listados para inspección: Evidencias consolidadas de participación.
  • • Informe por empresa: Resumen de formación por empresa cliente.
  • • Registro de tutorías: Log de correos y evidencia de comunicación.

sync_alt3. Integración con Moodle (REST)

  • • Alta y matriculación: Enrolamiento en el aula sin entrar a Moodle.
  • • Envío de credenciales: Correo automático al matricular.
  • • Semáforo de inactividad: Detección de alumnos rezagados.
  • • Diagnóstico de conexión: Prueba previa de tokens y permisos REST.

description4. Documentación automática

  • • Diplomas individuales: Word/PDF con cara/dorso, firma y sellos.
  • • Certificados & Guías: Matrícula, asistencia y guía didáctica.
  • • Envío directo por correo: Registro de fecha y entrega alumno a alumno.
  • • Carteles & Recibís: Generación completa con un clic.

payments5. Gestión económica

  • • Costes por grupo: Docencia, material, publicidad y directos.
  • • Facturación: Emisión con base imponible e IVA.
  • • Comisiones: Liquidación de comerciales por grupo.
  • • Resumen de margen: Rentabilidad en tiempo real.

group_add6. CRM comercial especializado

  • • Empresas clientes & Oportunidades: Seguimiento comercial.
  • • Importador FUNDAE: Alta de empresas desde PDFs oficiales.
  • • Dossier comercial PDF: Propuestas dinámicas con imagen del centro.
  • • Detección de duplicados: Fusión de empresas duplicadas.

Qué gana un centro que instala FormaFlow

Situación habitual (Antes)Con FormaFlow
El alumno se teclea en 4 sitios distintosSe introduce una vez y viaja a Moodle, al diploma y al informe
Los diplomas se rellenan a mano, uno a unoSe generan todos con un clic, individualizados y con la firma del centro
Las credenciales del campus se envían manualmenteSe crean y se envían automáticamente al matricular
La inspección se prepara reconstruyendo evidenciasLas evidencias ya están registradas desde el primer día
El margen del grupo se conoce meses despuésEl resumen económico está en la ficha del grupo
"¿Ya se enviaron los diplomas de ese curso?"La columna del listado lo indica: enviados / total
El conocimiento vive en la cabeza de una personaEl conocimiento vive en el sistema

Arquitectura y tecnología

FormaFlow es una aplicación web moderna, desacoplada y autoalojada:

Backend: Node.js + Express

API REST, autenticación JWT y control de permisos por rol.

Base de datos: MySQL / MariaDB

Esquema relacional normalizado con registro de auditoría completo.

Frontend: React + Vite + Tailwind

Interfaz ultra rápida con filtros, búsquedas y exportación instantánea.

Generación documental nativa

Documentos Word nativos (.docx) y PDF renderizados en servidor.

FormaFlow no es un SaaS multiinquilino donde tus alumnos conviven con los de otros centros. Es una instalación tuya, en tu servidor, con tu base de datos y tus copias de seguridad. Nadie más accede a los datos de tu alumnado, ni siquiera quien desarrolla el software.

Quién está detrás de FormaFlow

FormaFlow lo ha concebido y desarrollado Rocío F. Peral, que combina dos perfiles que casi nunca coinciden en la misma persona: más de catorce años dirigiendo centros de formación y desarrollo de software full-stack, con acreditación docente SSCE0110 (Docencia de la Formación Profesional para el Empleo).

Esa doble condición explica las decisiones de diseño del producto. FormaFlow cierra los grupos manualmente porque quien lo ha escrito sabe que un curso no está cerrado cuando acaba la última clase, sino cuando se han completado los trámites externos. Genera diplomas individuales porque sabe cómo los pide realmente un alumno. Registra la fecha de envío de cada certificado porque sabe la pregunta que llega tres meses después. No es un ERP genérico adaptado a formación: es un ERP escrito desde dentro de un centro de formación.

zoom_inCAPTURAS REALES DEL SISTEMA (HAZ CLIC PARA AMPLIAR EN PANTALLA COMPLETA)

Interfaz Real del Panel de Control de FormaFlow

Demostración sobre grupo con datos de prueba. Pulsa sobre cualquier captura para abrirla en alta resolución.

Capturas reales del ERP FormaFlow. Haz clic sobre cualquiera de las imágenes para desplegar el visor interactivo.

Preguntas frecuentes

17 RESPUESTAS

1. ¿Qué es FormaFlow?

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FormaFlow es un software de gestión integral (ERP) para centros de formación, academias y entidades organizadoras de formación bonificada. Centraliza alumnos, grupos, acciones formativas, empresas clientes, tutores, documentación oficial, control económico y justificación ante FUNDAE y el SEPE en una única aplicación web instalada en el servidor del propio centro.

2. ¿Qué problema resuelve exactamente?

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Elimina la duplicidad de trabajo entre las herramientas dispersas que usa un centro: la hoja de cálculo de matrículas, el campus virtual, las plantillas de Word de los diplomas, la carpeta de expedientes de FUNDAE y el control económico. Con FormaFlow el dato del alumno se introduce una sola vez y alimenta automáticamente el campus, los documentos oficiales, la facturación y los informes de justificación.

3. ¿FormaFlow sirve para gestionar formación bonificada de FUNDAE?

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Sí. Es uno de sus usos principales. Gestiona expedientes de convocatoria, agrupa los grupos que los componen, registra las entidades organizadora, impartidora y bonificada, controla los costes imputables y genera el informe FUNDAE con costes en PDF, los listados para inspección y el informe de formación por empresa.

4. ¿Cómo ayuda en una inspección del SEPE o una auditoría de FUNDAE?

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Consolida las evidencias mientras el curso ocurre, no después. Guarda las horas de conexión y el progreso de cada alumno en el campus, el registro de tutorías realizadas y de los correos enviados, la documentación firmada, las hojas de asistencia y los recibís de material y diploma. Cuando llega el requerimiento, la información ya está reunida en el expediente del grupo en lugar de tener que reconstruirla.

5. ¿Se integra con Moodle?

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Sí. FormaFlow se conecta al campus mediante los servicios web REST nativos de Moodle, sin modificar su núcleo ni instalar nada en él. Desde la ficha del grupo crea o vincula los usuarios, los matricula en el aula, envía las credenciales al alumno y recupera el porcentaje de avance, la nota media y la fecha del último acceso. Un centro puede tener varios campus configurados y asignar a cada grupo el que corresponda.

6. ¿Y si mi campus virtual no es Moodle?

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FormaFlow funciona igualmente como sistema de gestión completo sin conexión al campus; la integración es una funcionalidad, no un requisito. Para plataformas distintas de Moodle, la conexión se estudia caso por caso según los servicios web que ofrezca.

7. ¿Qué documentos genera automáticamente?

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Diplomas o certificados finales individuales por alumno con cara y dorso, certificados de matrícula, certificados individuales de aprovechamiento o asistencia, hojas de control de asistencia, guías didácticas, recibís de material y de diploma, y carteles del curso. Todos se generan en Word o PDF con el logo, los colores corporativos, la firma y los sellos del centro que imparte.

8. ¿Puedo enviar los diplomas por correo a los alumnos desde el propio sistema?

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Sí. FormaFlow genera el diploma individual en PDF y lo envía por correo al alumno con un mensaje corporativo del centro. Registra qué alumno lo ha recibido y en qué fecha, de modo que en cualquier momento se ve, sobre el listado de grupos, cuántos diplomas se han enviado de cada curso.

9. ¿Sirve para un grupo con varios centros o marcas?

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Sí. Una única instalación puede gestionar varios centros impartidores, cada uno con su nombre, CIF, logo, color corporativo, firma y sellos. Cada documento y cada correo salen con la identidad del centro que realmente imparte el curso, no con una marca única para todo.

10. ¿Dónde se instala? ¿Es una nube compartida?

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No es un servicio multiinquilino. FormaFlow se instala en el servidor propio del centro —un VPS Linux con Nginx y base de datos MySQL o MariaDB— o en el alojamiento que el centro elija. La base de datos, los documentos y las copias de seguridad son del centro y de nadie más.

11. ¿Cómo se comercializa? ¿Cuánto cuesta?

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Se comercializa mediante licencia de uso más implantación en el servidor del cliente, que incluye instalación, personalización de la identidad corporativa, migración de los datos existentes y formación del equipo. El importe depende del tamaño del centro, del volumen de datos a migrar y del alcance de la personalización, por lo que se ajusta tras una sesión de diagnóstico. Puedes solicitar una demostración para ver el sistema con casos reales.

12. ¿Puedo migrar los datos que ya tengo?

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Sí. La migración forma parte de la implantación. Se importan alumnos, empresas, cursos, grupos e histórico desde hojas de cálculo o desde el sistema de gestión anterior. FormaFlow ya se ha migrado desde un sistema previo con más de veinte mil alumnos históricos conservando su trazabilidad.

13. ¿Cumple con el RGPD?

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La arquitectura está diseñada para facilitarlo: los datos permanecen en la infraestructura del centro, que actúa como responsable del tratamiento; el acceso está segmentado por roles; las contraseñas se almacenan cifradas; y existe un registro de auditoría de accesos y modificaciones. Al haber una ficha única por alumno, el ejercicio de derechos de acceso, rectificación o supresión es directo, en lugar de tener que rastrear copias del mismo dato en múltiples ficheros.

14. ¿Qué perfiles de usuario admite?

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Tres niveles: administración, con acceso completo y configuración del sistema; gestión, para el trabajo diario de coordinación y secretaría; y consulta, de solo lectura. Los tutores acceden únicamente a los grupos que tienen asignados.

15. ¿Puede adaptarse a la forma de trabajar de mi centro?

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Sí, y es una de las razones de ser del producto. Al tratarse de una instalación propia y de un desarrollo directo, se pueden incorporar los documentos concretos que emite tu centro, tus circuitos de trabajo y tus informes específicos. Varias de las funcionalidades actuales nacieron de peticiones reales de uso diario.

16. ¿Cuánto tarda la implantación?

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Depende del volumen de datos históricos y del número de centros a configurar. Una implantación estándar —instalación, identidad corporativa, migración y formación del equipo— se completa en semanas, no en meses, porque el producto ya está desarrollado y en producción: no se construye desde cero para cada cliente.

17. ¿Quién ha desarrollado FormaFlow y por qué debería confiar?

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Lo ha desarrollado Rocío F. Peral, que suma más de catorce años en dirección de centros de formación y desarrollo de software full-stack, con acreditación docente SSCE0110. FormaFlow no es un ERP genérico al que se le ha añadido un módulo de cursos: está escrito desde dentro del sector, resolviendo problemas que su autora ha vivido en primera persona, y funciona hoy en producción gestionando la operativa real de un centro.

¿Tu centro de formación funciona a base de Excel, plantillas y buena memoria?

FormaFlow reúne alumnos, grupos, campus virtual, documentación oficial, control económico y justificación ante FUNDAE en un único sistema instalado en tu propio servidor. Te enseño el sistema funcionando con casos reales y valoramos juntos si encaja con la forma de trabajar de tu centro.

Solicitar una demostraciónarrow_forwardHablar de mi centro

Sin compromiso. La demostración se hace sobre el sistema real, no sobre una presentación de diapositivas.